Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Verpflichtung, elektronische Rechnungen "mit strukturiert auslesbarem Inhalt" zu erstellen. Das bedeutet zeitgleich, dass einfache PDF Dateien nicht mehr ausreichend sind.
Der Vorteil der E-Rechnungen liegt darin, dass diese mit (XRechnung oder ZUGFeRD-Inhalt) weitgehend automatisch verarbeitet werden können.

Für die Umsetzung braucht es nicht viel: Eine moderne Warenwirtschaft, die E-Rechnungen erzeugen und versenden kann und ein Archivsystem, dass alle ein- und ausgehenden Rechnungen GoBD-konform archiviert.

Mit der Kombination aus blue office und ecoDMS haben Sie alles, was Sie brauchen um korrekte E-Rechnungen selbst zu schreiben, zu versenden und eingehende E-Rechnungen zeitsparend und fehlerfrei zu verarbeiten.

Was auf den ersten Blick vielleicht wie zusätzliche Bürokratie wirkt, bietet für Unternehmen viele Vorteile. Vorausgesetzt, die Umsetzung ist richtig gemacht und es werden alle Möglichkeiten zur Optimierung genutzt. Denn so oder so müssen Unternehmen im Grundsatz ab dem 01. Januar 2025 alle Rechnungen in elektronischer Form als E-Rechnung stellen und versenden können. Einfache PDF-Dateien reichen dann nicht mehr aus, denn die sind zwar digital, ihnen fehlen aber die strukturierten Daten (ZUGFeRD oder XRechung), die eine korrekte E-Rechnung ausmachen.

Gleichzeitig tritt auch die Verpflichtung in Kraft, E-Rechnungen elektronisch empfangen können zu müssen und dazu gibt es keine Ausnahmeregelung. Wer also E-Rechnungen bekommt, sie aber nicht verarbeiten kann hat ein Problem. Dazu gehört auch die korrekte elektronische Archivierung, zu der es ebenfalls keinerlei Ausnahmen mehr gibt. Denn Ersteller, die zeitnah auf E-Rechnung umstellen sind ab 01.01.2025 nicht mehr verpflichtet eine "sonstige Rechnung" zu erzeugen.

Doch wo Schatten ist, da ist auch Licht. Mit der Umsetzung der E-Rechnung sind auch viele Vorteile verbunden. So werden die Abläufe im Büro durch die Digitalisierung tatsächlich stark vereinfacht und beschleunigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt dazu, dass Unternehmen automatisch effizienter werden. Auch die Klassiker, wie falsch abgelegte Belege oder langes Suchen nach dem richtigen Dokument entfallen sofort, wenn das digitale Archiv im Einsatz ist.

Dokumente in einem digitalen Archiv sind immer und überall verfügbar. Selbst auf Dienstreisen, im Urlaub oder im spontanen Meeting greifen Sie online auf Ihre Archivdaten zu und müssen nicht mehr aufwendig Aktenordner mitschleppen. Dadurch können Dokumente und Belege auch nicht mehr verlegt oder verloren werden.

Insgesamt betrachtet überwiegen tatsächlich die Vorteile.

Zeitersparnis

• E-Rechnungen werden direkt und ohne weiteres Zutun aus der Warenwirtschaft erstellt
• Die Ablage ins Archiv erfolgt zeitgleich und vollautomatisch im Hintergrund
• Durch den automatischen Mailversand ist jede Rechnung wenige Sekunden später beim Empfänger
• Damit entfällt dass Ausdrucken auf Papier und das manuelle Ablegen in Ordnern komplett
• Im Archiv finden Sie jeden Beleg binnen Sekunden, so dass langwieriges Suchen in Ordnern zur Vergangenheit gehört

Fehlervermeidung

• Die E-Rechnung wird automatisch an den richtigen Empfänger per E-Mail versendet
• Im digitalen Archiv sind alle Belege automatisch korrekt abgelegt
• Durch die Volltextsuche wird jedes Dokument binnen Sekunden korrekt gefunden
• Verlegen oder Verlieren ist im digitalen Archiv nicht möglich 
• Durch klare Berechtigungen haben Sie die vollständige Kontrolle, wer welche Belege sehen kann

Optimierung

• Belege werden digital geprüft und freigegeben oder kommentiert
• Bei Terminen sind durch den Onlinezugriff auf das Archiv immer alle Dokumente verfügbar
• E-Rechnungen können beim Empfang automatisch in die Warenwirtschaft eingelesen werden
• Fordert jemand eine Rechnung erneut an, senden Sie ihm einfach einen Archiv-Link; so einfach
• Eingesparte Zeiten geben notwendigen Spielraum für wichtigere Tätigkeiten

Die Summe aller Vorteile, die sich aus der intelligenten Kombination der blue office Warenwirtschaft und dem ecoDMS Archiv ergeben gehen weiter, als die hier aufgezeigten Punkte. Sie sind je nach Unternehmensart und -größe individuell und leicht anders, aber sie sind unzweifelhaft immer gegeben.

Mit den beiden ERP-Lösungen blue office und Top Handwerk decken wir nahezu alle Anforderungen im kleinen und mittleren Gewerbe ab. Kombiniert mit einem der Archivsysteme ecoDMS oder bitfarmARCHIV sind unsere Kunden auch in Punkto Archivierung voll und ganz auf der sicheren Seite.

Sie haben in Ihrem Unternehmen andere Dinge zu tun und auch nicht die Zeit sich darum zu kümmern.

Sie wollen einen kompetenten Partner, auf den sie sich verlassen können, dass alles so gemacht wird, wie Sie es brauchen?

Dann geben Sie uns eine kurze Rückmeldung und wir melden uns bei Ihnen. Gemeinsam besprechen wir alles, was Sie für die richtige Umsetzung der neuen E-Rechnung brauchen und machen Ihnen dann ein passendes Angebot.

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Es gibt wenige Ausnahmen, in denen Unternehmen noch nicht ab Januar 2025 verpflichtend E-Rechnungen erstellen müssen:

• Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen
• Wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, kann bis 31.12.2026 auf eine E-Rechnung verzichtet werden. 
• Unternehmen mit nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz (im Vorjahr) können eine Fristverlängerung bis 31.12.2027 nutzen.

Aktuelle Hintergrundinformationen zur E-Rechnung finden Sie hier:

• Die obligatorische E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01. Januar 2025
• blue office kann XRechnungen erstellen und verarbeiten
• E-Rechnungspflicht für Unternehmen - IHK Hamburg
• Fünf Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung